KVKK Aydınlatma Metni

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu, Kolposkopi ve HPV Derneği (KOHED)’dir.

KOHED; kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirlemekte, veri kayıt sisteminin kurulması ve yönetilmesinden sorumlu bulunmaktadır.

KOHED ile kurulan ilişkinin niteliğine göre aşağıdaki kişisel veri kategorilerinin bir kısmı işlenebilir:

Kişisel veriler, somut veri işleme faaliyetinin niteliğine göre aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• Dernek üyelik başvurularının alınması, değerlendirilmesi ve üyelik süreçlerinin yürütülmesi.
• Üye kayıtlarının ve dernek içi kurumsal iletişimin yönetilmesi.
• Eğitim, kongre, sempozyum, toplantı, webinar, kurs ve çalıştay süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi.
• Etkinlik kayıtlarının, katılımcı listelerinin ve katılım belgelerinin hazırlanması.
• Bilimsel araştırma, yayın, rehber, rapor ve akademik iş birliği faaliyetlerinin yürütülmesi.
• Üniversiteler, bilimsel dernekler, kamu kurumları ve diğer paydaşlarla kurumsal ilişkilerin yönetilmesi.
• İletişim formu, e-posta veya diğer kanallardan iletilen taleplerin cevaplandırılması.
• İnternet sitesinin güvenliğinin, işlevselliğinin ve teknik sürekliliğinin sağlanması.
• Mevzuattan doğan kayıt, bildirim, muhasebe, denetim ve arşiv yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
• Hukuki uyuşmazlıkların yürütülmesi, hakların tesisi, kullanılması ve korunması.
• Açık rıza bulunması hâlinde bilimsel etkinlik, yayın ve kurumsal duyuruların gönderilmesi.
• Açık rıza veya başka bir hukuka uygunluk sebebi bulunması hâlinde fotoğraf ve video kayıtlarının kurumsal iletişim faaliyetlerinde kullanılması.

Kişisel veriler; 6698 sayılı Kanun’un 5’inci ve 6’ncı maddelerinde düzenlenen kişisel veri işleme şartlarından ilgili faaliyete uygun olan bir veya birden fazlasına dayanılarak işlenir.

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, KOHED’in meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması.
• Kanunun aradığı hâllerde ilgili kişinin özgür iradesiyle verdiği açık rıza.

Kişisel veriler, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir.

• İnternet sitesi iletişim ve üyelik formları.
• Etkinlik, eğitim ve toplantı kayıt formları.
• E-posta, telefon ve yazılı başvurular.
• Dernek üyelik belgeleri ve resmî evraklar.
• Yüz yüze veya çevrim içi bilimsel faaliyetler.
• Yetkili kamu kurumları ve hukuken yetkili diğer kuruluşlar.
• İnternet sitesi sunucu kayıtları, güvenlik logları ve zorunlu çerezler.

Kişisel veriler, yalnızca işleme amacıyla sınırlı ve ölçülü olmak kaydıyla, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi veya faaliyetlerin yürütülmesi için gerekli olan durumlarda aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Yetkili kamu kurumları, mahkemeler ve diğer hukuken yetkili merciler.
• Mali müşavir, hukuk danışmanı, denetçi ve diğer mesleki danışmanlar.
• İnternet sitesi, sunucu, e-posta, güvenlik ve bilişim hizmeti sağlayıcıları.
• Etkinlik organizasyonu, kayıt, basım, konaklama ve teknik hizmet sağlayıcıları.
• Ortak bilimsel faaliyet yürütülen üniversiteler, dernekler ve kurumlar.
• Bankalar ve ödeme hizmeti sağlayıcıları.

Aktarımlar, veri minimizasyonu ilkesi gözetilerek ve gerekli teknik, idari ve sözleşmesel tedbirler alınarak gerçekleştirilir.

Yurt Dışına Veri Aktarımı

Yurt dışı merkezli dijital hizmetlerin kullanılması veya uluslararası bilimsel faaliyetlerin yürütülmesi hâlinde kişisel veriler, 6698 sayılı Kanun’da öngörülen yurt dışına aktarım şartlarına ve uygun güvence mekanizmalarına göre aktarılabilir.

Kişisel veriler, işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili mevzuatta öngörülen yasal saklama süreleri boyunca muhafaza edilir.

Saklama süresinin sona ermesi veya veri işleme sebebinin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler; resen ya da ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Hukuki bir uyuşmazlık veya resmî inceleme bulunması hâlinde ilgili kayıtlar, hakların tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli süre boyunca sınırlı erişimle saklanabilir.

KOHED, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, ayrıca verilerin güvenli şekilde muhafazasını sağlamak amacıyla uygun teknik ve idari tedbirler uygular.

• Yetki ve erişim kontrollerinin uygulanması.
• Güçlü parola ve kullanıcı güvenliği politikalarının kullanılması.
• Sunucu, yazılım ve güvenlik güncellemelerinin takip edilmesi.
• Güvenli iletişim ve şifreleme yöntemlerinin kullanılması.
• Yedekleme, kayıt ve olay izleme mekanizmalarının uygulanması.
• Hizmet sağlayıcılarla gizlilik ve veri güvenliği hükümlerinin oluşturulması.
• Özel nitelikli kişisel verilere erişimin ayrıca sınırlandırılması.
• Yetkisiz erişim veya veri ihlali şüphesinde gerekli inceleme ve bildirim süreçlerinin yürütülmesi.

İlgili kişiler, 6698 sayılı Kanun’un 11’inci maddesi kapsamında KOHED’e başvurarak:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme.
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• Verilerin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Verilerin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme.
• Eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme.
• Kanunda öngörülen şartlar kapsamında kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• Münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucu aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Kişisel verilerin kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

KVKK kapsamındaki talepler, kimlik ve iletişim bilgileri ile talebin açık ve anlaşılır açıklamasını içerecek şekilde KOHED’e iletilebilir.

Başvuruda ad, soyad, imza, iletişim bilgileri, varsa başvuruya esas işlem ve talebe ilişkin açıklayıcı belgeler bulunmalıdır.

Başvurular, talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve yasal süre içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde ilgili mevzuatta belirlenen ücret uygulanabilir.

Bu aydınlatma metni; mevzuat değişiklikleri, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları, KOHED’in faaliyetleri veya kişisel veri işleme süreçlerindeki değişiklikler doğrultusunda güncellenebilir.

Güncel metin internet sitesinde yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olur. Önemli değişiklikler, uygun iletişim kanalları aracılığıyla ayrıca duyurulabilir.